Для целей управления и контроля необходима информация не только о состоянии хозяйственных средств и источников их образования и финансовом результате организации на определенную дату, но и сведения о самих хозяйственных процессах.
Возникает необходимость текущей регистрации и накопления за отчетный период (с момента составления предыдущего баланса до составления следующего баланса) информации, касающейся изменения величины и структуры различных видов имущества и источников его образования.
В качестве регистров, позволяющих систематизировать и накапливать текущую информацию об активах, принадлежащих организации, а также источниках их формирования служат бухгалтерские счета.
Счет бухгалтерского учета - это способ группировки, текущего контроля за состоянием и движением активов и источников их формирования, а также фактов хозяйственной жизни и результатов хозяйственной деятельности.
Следовательно, бухгалтерский счет служит основной единицей накопления и хранения учетной информации.
Для каждой группы экономически однородных средств или их источников используются отдельные счета. Например, для учета готовой продукции используется счет ”Готовая продукция”, кредиторской задолженности поставщикам – счет «расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Схематично бухгалтерский счет представляет двустороннюю таблицу в виде буквы «Т» или «самолетика».
Каждый счет имеет две части: левая - дебет и правая- кредит, которые предназначены для противоположного отражения изменений активов и их источников. Сокращенно обозначают Д-т и К-т.
Для наглядности счет изображается в виде таблицы, состоящей из двух частей, соответствующих дебету и кредиту.Данные о факте хозяйственной жизни записываются по дебету либо по кредиту счета.
Сумма по операциям за отчетный период называется оборотом по счету. В соответствии с двойной структурой счета обороты подразделяются на дебетовые (Обд ) и кредитовые (Обк ).
Остаток средств или источников их образования на начало или конец периода называется «сальдо». Сальдо обычно определяют на какую-либо дату.
По отношению к обороту сальдо может быть начальным (как результат соизмерения оборотов в предшествующем месяце), или конечным (как результат, полученный за данный отрезок времени).
Сальдо может быть дебетовым, кредитовым или нулевым. Счет, не имеющий сальдо, называется закрытым счетом.
Открыть счет значит отразить на нем данные хотя бы об одном хозяйственном факте. Закрыть счет – означает свести его сальдо к нулю.
Таким образом, для руководства хозяйственным процессом и осуществления контроля необходимо иметь показатели движения средств предприятия.
Отражение операций на счетах ведется в денежном измерителе, а в необходимых случаях – в натуральном и трудовом измерителях.
В течение месяца в бухгалтерском учете организации регистрируются хозяйственные операции, которые отражаются по дебету или по кредиту соответствующих счетов.
В связи с тем, что средства организации в бухгалтерском учете отражаются балансовым методом, то счета подразделяются на активные и пассивные.
Активными, называются те счета, на которых учитываются остатки и движение средств по функциональному признаку. В соответствии со схемой записи на активном счете, сальдо на этих счетах всегда дебетовое. При записи операций увеличения учитываемого объекта записывается по дебету активного счета, а уменьшение - по кредиту. Сальдо на конец месяца определяется: сальдо на начало плюс дебетовый оборот минус кредитовый оборот.
Пассивными, называются те счета, на которых учитываются остатки и движение средств по источникам формирования и целевому назначению. Сальдо на этих счетах всегда кредитовое. При записи операций увеличение учитываемого объекта отражается по кредиту, а уменьшение - по дебету. Сальдо на конец месяца определяется: сальдо на начало плюс кредитовый оборот минус дебетовый оборот.
В бухгалтерском учете также применяются счета, которые одновременно имеют признаки активного и пассивного счета. Такие счета называются активно-пассивными:
1. активно-пассивные счета с развернутым сальдо – сальдо активно-пассивное, либо свернутое сальдо
2. активно-пассивные счета с переменным сальдо. В них сальдо бывают или дебетовое или кредитовое.
Как следует из рассмотренного примера бухгалтерских счетов можно провести некоторые аналогии между структурой и содержанием счетов и статей бухгалтерского баланса
Бухгалтерские счета должны быть построены так, чтобы можно было получить полную картину состояния активов организации и их источников, финансового положения предприятия и результатов его деятельности.
Каждый счет имеет свое наименование и двузначный шифр, которые установлены Планом счетов бухгалтерского учета и соответствуют учитываемому объекту.